Ứng dụng - CRM Việt


Hướng dẫn cài đặt app

- CRMVIET Shop tích hợp được với hệ thống website bán hàng của bizweb để đồng bộ dữ liệu khách hàng từ Haravan về CRMShop.

- Ứng dụng sẽ hiển thị thông tin là kết nối với phần mềm CRMVIET theo link shop.crmviet.vn để có thể lấy được dữ liệu khách hàng từ shop -> CRMVIET

1.   Cách thiết lập kết nối

- Vào trang quản trị Shop, vào phần Ứng dụng -> Ứng dụng riêng tư tạo một ứng dụng riêng tư để sinh ra ApiKeyPassword

- Vào phần mềm CRMVIET theo link shop.crmviet.vn và đăng nhập với tài khoản đã được cấp, nếu chưa có tài khoản trên CRM Việt bạn vui lòng đăng kí theo hướng dẫn ở mục I

-  Vào Mục quản trị -> Thiết lập tham số haravan để chèn ApikeyPassword vào phần mềm


- Quay lại phần thiết lập tham số haravan ta sẽ thấy có URL, APIKEY và PASSWORD được tạo và có button “Đồng bộ khách hàng”để đồng bộ dữ liệu khách hàng từ shop vào CRMVIET

- Vào menu khách hàng ta sẽ thấy dữ liệu đã được lấy về từ shop


Hướng dẫn sử dụng app

I.Đăng kí tài khoản dùng thử trên CRMSHOP

Khách hàng vào link “shop.crmviet.vn”, nhân vào button “Đăng Ký” và nhập thông tin cần thiết để đăng kí dùng thử. CRM Việt sẽ liên hệ lại và cung cấp tài khoản dùng thử cho khách hàng thông qua thông tin đăng kí.

Link đăng ký trên trang crmviet: http://crmviet.vn/ho-tro/101-dung-thu-crmviet-shop

II. Hướng dẫn sử dụng CRMShop

Đăng nhập vào CRMShop với tài khoản đã được cấp

1. Quản trị

Mục Quản Trị dùng để thiết đặt các thông tin ban đầu của doanh nghiệp, cá nhân và các tham số ban đầu trước khi sử dụng phần mềm.

1.1  Tùy chọn

     1.1.1 Tham số hệ thống

-Email CC: Đây là email sẽ được tự động CC khi người dùng phần mềm dùng chức năng

gửi mail marketing trên phần mềm để gửi mail cho khách hàng.

-    Số ngày nhắc việc: Số ngày phần mềm nhắc trước hạn kết thúc một công việc. VD nhắc trước 1 ngày, 2 ngày… hoặc để đến hạn mới thông báo (0 ngày).

-     Số ngày nhắc KH thành lập, Số ngày nhắc sinh nhật KH: Đặt ngày để hệ thống nhắc trước khi sự kiện diễn ra.

-    Đường dẫn dữ liệu: Đây là đường dẫn đến thư mục chứa CSDL của phần mềm

-    Đường dẫn sao lưu: Trước khi sử dụng chức năng sao lưu dữ liệu, thì cần đặt đường dẫn đến thư mục chứa dữ liệu được sao lưu. Trên hình 1 đang là thư mục backup trong thư mục FileUpload ở ổ D.

1.1.2.      Thiết lập trường trùng lặp, bắt buộc

Mục Quản trị/ Tùy chọn/Thiết lập trường trùng, bắt buộc

-    Khi Thiết lập trường trùng: Hệ thống của CRMShop sẽ check xem thông tin của khách hàng nhập lên có thông tin nào trùng với khách hàng cũ trên CRM Shop hay không. Nếu có thông tin trùng với khách hàng đã có thì sẽ không được nhập lên hệ thống.

-    Thiết lập trường bắt buộc là các trường thông tin bắt buộc phải có của một khách hàng trên hệ thống

1.1.3.      Sao lưu dữ liệu

Sau khi đã thiết đặt đường dẫn sao lưu (mục 1.1.1), khi chọn sao lưu dữ liệu, phần mềm sẽ hiển thị giao hiện như hình trên. Quý khách chỉ cần nhập tên của file sẽ sao lưu rồi bấm Lưu, tên file có thể là tên ngày sao lưu dữ liệu theo hình trên (cho dễ nhớ).

 

Để sao lưu dữ liệu tự động, Altalab khuyên Quý khách hàng sử dụng các biện pháp lưu trữ trực tuyến như dropbox. Quý khách hàng truy cập vào địa chỉ  https://www.dropbox.com/ để đăng ký một tài khoản dropbox và download dropbox về máy. Nhân viên Altalab sẽ hỗ trợ Quý khách thiết đặt sao lưu dữ liệu tự động.

1.1.4.     Phục hồi  dữ liệu

Muốn phục hồi dữ liệu đã sao lưu, Quý khách nhập tên file đã sao lưu (nếu có) và bấm vào nút Khôi phục


 

 

1.2.       Phân quyền

1.2.1     Cơ cấu phòng ban

Mục này để thiết đặt, chỉnh sửa và thêm mới phòng ban trong công ty. Hệ thống được lập trình theo cơ cấu cha-con, theo đó mỗi phòng/ban sẽ trực thuộc một nhóm cha. Nhóm cha này có thể quản lý các hoạt động của nhóm dưới quyền. VD: Mỗi công ty được chia theo cơ cấu phòng như sau:

phòng như sau:

1.2.2     Nhóm quyền

Mỗi người dùng (user) sẽ được phân quyền theo nhóm để sử dụng CRMSHOP.Tất cả các quyền sẽ được phân chia theo nhóm trước khi phân quyền cho từng người dùng

Sau khi đặt tên nhóm quyền và lựa chọn những quyền có trong nhóm đó, Quý khách bấm nút Lưu ở bên dưới danh sách các quyền để lưu lại thiết đặt của mình.

1.2.3    Danh sách người dùng

Phần này sẽ liệt kê toàn bộ danh sách người dùng của hệthống.

Người quản trị (admin) có thể sửa thông tin người dùng, đổi mật khẩu của người dùng nào đó, phân quyền sử dụng phần mềm cho người dùng và thiết đặt chỉ tiêu doanh số cho toàn bộ nhân viên hoặc cho từng nhân viên riêng.

Trong màn hình Tùy chọn/ Phân quyền/ Danh sách người dùng, chọn chức năng Sửa để sửa thông tin người dùng. Sau khi chỉnh sửa các thông tin theo đúng ý, bấm chọn nút Cập nhật để lưu lại các chỉnh sửa đó.

Ở phần này, ta cũng có thể xóa người dùng (với điều kiện người dùng đó không sở hữu khách hàng nào nữa)

Quản lí người dùng nghỉ việc

Chọn chức năng Ngừng hoạt động trong màn hình sửa thông tin người dùng (hình 9) đối với người dùng không hoạt động nữa (nghỉ việc).

Đổi mật khẩu:

Để đổi mật khẩu của người dùng nào đó, chọn chức năng đổi mật khẩu của người dùng trong màn hình Danh sách người dùng và nhập mật khẩu mới rồi bấm nút Lưu.

Phân quyền:


Sau khi phân các nhóm quyền, ta có thể phân quyền cho người dùng bằng cách tick chọn vào nhóm quyền đã phân (hiển thị trên màn hình phân quyền), rồi chọn Cập nhật để lưu lại nhóm quyền vừa phân cho nhân viên.

Sau khi phân các nhóm quyền, ta có thể phân quyền cho người dùng bằng cách tick chọn vào nhóm quyền đã phân (hiển thị trên màn hình phân quyền), rồi chọn Cập nhật để lưu lại nhóm quyền vừa phân cho nhân viên.

1.3.     Thông tin doanh nghiệp

Màn hình Quản trị/ Thông tin doanh nghiệp.

Thiết đặt các thông tin của công ty, chọn Cập nhật  để chỉnh sửa thông tin rồi Lưu.

Các thông tin trong phần này sẽ hiển thị ở các phần Báo cáo.

1.4.    Thiết lập tham số Bizweb

CRMVIET Shop tích hợp được với hệ thống website bán hàng của bizweb để đồng bộ dữ liệu khách hàng từ Bizweb về CRMShop.

-    Vào trang quản trị Shop của Bizweb  -> phần Ứng dụng -> Kho ứng dụng   -> Chọn Ứng dụng CRMVIET Shop Cài đặt

-Vào mục Quản trị ->Thiết lập tham số Bizweb hệ thống tự động thêm mới Tham số Bizweb cho khách hàng gồm có: URL ACCESSTOKEN

- Để đồng bộ dữ liệu khách hàng từ Shop của Bizweb vào CRMVIET click Đồng bộ khách hàng trong tab Thiết lập tham số Bizweb.

 

Vào menu Khách hàng ta sẽ thấy dữ liệu đã được lấy về từ Shop. Từ đây, nhân viên Shop có thể sử dụng các chức năng chính của ứng dụng: Quản lý công việc, Quản lý khách hàng (Thông tin, giao dịch), Quản lý Marketing

1.5.    Thiết lập Email

Màn hình Quản trị/ Thiết lập email.


Đây là tài khoản email được dùng để sử dụng cho chức năng gửi email marketing, mật khẩu là mật khẩu mail của người dùng.

Chức năng gửi email marketing sẽ lấy thông tin email trong phần thiết lập email này để dùng làm email gửi đi.

1.6.      Thiết lập Mailchimp

Hệ thống của CRMShop đã tích hợp với Mailchimp giúp khách hàng dễ thực hiện các chiến dịch EmailMaketing.

1.6.1.     Thiết lập Emai gửi Mailchimp     

Vào màn hình Quản trị/ Thiết lập Email gửi Mailchimp

Đây là tài khoản email được dùng để sử dụng cho chức năng gửi email marketing cho các chiến dịch trên MailChimp

1.6.2.     Thiết lập Email Mail Chimp 

Thiết lập kết nối với Mailchimp

Bước 1: Vào tài khoản của bạn chọn Profile/ Extras/API keys và tạo mới một API keys để lấy API key.

 Bước 2: Quay lại link CRMShop vào mục Quản trị/ Thiết lập Email Amazon/Mailchimp để API key vào phần mềm

2. Danh muc

Phần này để thiết đặt các tiêu chí tổ chức, phân loại, đánh giá theo mô hình riêng của từng doanh nghiệm

   2.1 Khách hàng

       2.1.1. Loại khách hàng

Là các tiêu chí để phân loại khách hàng, như: Khu vực, ngành nghề…

Vào Danh mục/ Khách hàng/ Loại khách hàng để thêm mới, chỉnh sửa các tiêu chí phân loại này.

         2.1.2.  Nhóm khách hàng

 

Nhóm khách hàng là tên nhóm khách hàng được chia theo các tiêu chí trong loại khách hàng.

Tạo mới 1 nhóm khách hàng:

Cách 1: Trong màn hình loại khách hàng/ chọn xem chi tiết, rồi chọn Tạo mới nhóm khách hàng.

Cách 2: Sau khi vừa tạo mới một tiêu chí phân loại khách hàng, màn hình chi tiết loại khách hàng sẽ hiện ra, chỉ việc chọn Tạo mới nhóm khách hàng theo loại đó.

Cách 3: Vào màn hình Danh mục/ Khách hàng/ Nhóm khách hàng, chọn Thêm mới.

                  

Sau đó, nhập tên của nhóm khách hàng cần tạo và chọn tiêu chí phân loại cho nhóm đó (loại khách hàng) rồi chọn lưu để lưu lại nhóm vừa tạo

2.1.3.     Vị trí địa lí

Phần này giúp bạn sắp xếp khách hàng theo từng khu vực vị trí địa lí như: quốc gia, tỉnh(thành phố), quận(huyện), Phường(xã)….

Thêm mới vị trí địa lí:

Vào danh mục/khách hàng/vị trí địa lí/Thêm mới

 Sau đó bạn chọn cấp trực thuộc và nhập tên của vị trí địa lí cần tạo rồi nhấn lưu để lưu lại vị trí địa lí đó

Nhập khẩu vị trí địa lí

Tiến hành nhập khẩu dữ liệu khách hàng từ file excel vào mà không cần nhập trực tiếp từng khách hàng vào hệ thống

Vào Danh mục/ Khách hàng/Vị trí địa lí/Nhập khẩu vị trí địa lí/Chọn file nhập khẩu

File Dữ liệu khách hàng để nhập lên hệ thống cần phải được sắp xếp theo mẫu Nhập khẩu khách hàng của Altalab

       2.2. Chức vụ

Đây là chức vụ các chức của liên hệ

Vào Danh mục/Chức vụ để thêm mới, sửa hoặc xóa các chức vụ

          2.3. Giao dịch 

Để thêm mới, sửa, xóa các tiêu chí phân loại giao dịch, vào màn hình Danh mục/ Loại giao dịch

3. Khách hàng

    3.1.     Thêm mới khách hàng

Vào khách hàng, sau đó chọn thêm mới:


Nhập các thông tin cần thiết của khách hàng vào cửa sổ mới, chọn Lưu.

3.2.    Gửi Email

Vào khách hàng/ Tick Chọn danh sách khách hàng-> Chọn Gửi Email

Sau đó soạn nội dung tin Email cần gửi tới khách hàng -> Chọn gửi Email cho Khách hàng

Sau đó nhấn nút “Gửi Email cho khách hàng”

      3.3.   Gửi SMS

Vào Khách hàng/Tick chọn khách hàng cần gửi SMS/Soạn nội dung tin nhắn

Sau đó nhấn nút Gửi sms cho khách hàng hoặc Gửi sms cho liên hệ

    3.4. Nhập khẩu khách hàng

Tiến hành nhập khẩu dữ liệu khách hàng từ file excel vào mà không cần nhập trực tiếp từng khách hàng vào hệ thống.

    3.5. Xuất khẩu khách hàng

Xuất dữ liệu khách hàng của công ty từ hệ thống.

Vào khách hàng/chọn danh sách khách hàng/Xuất khẩu khách hàng

   3.6. Chuyển chủ sở hữu

 

Hệ thống cho phép bạn chuyển Khách hàng giữa các nhân viên trong công ty với nhau.

Ví dụ: Khách hàng A do nhân viên Lan phụ trách, sau đó nhân viên lan nghỉ và khách hàng A được chuyển cho nhân viên Hoa. Khi đó nhân viên Hoa có thể nắm toàn bộ thông tin của khách hàng A.

Vào menu Khách hàng/ Chọn danh sách khách hàng cần chuyển/ Chọn Chuyển chủ sở hữu

Khách hàng/Nhập khẩu khách hàng/Chọn tệp/Nhập khẩu

3.7. Xóa khách hàng

Có hai cách xóa khách hàng

Vào Khách hàng/Chọn danh sách khách hàng cần xóa/ Chọn Xóa khách hàng

Khi đó tất các thông tin của khách hàng sẽ xoa khỏi hệ thống

3.8.Chia sẻ khách hàng

Nhân viên phụ trách khách hàng A có thể chia sẻ thông tin khách hàng A cho nhân viên trong cùng một phòng ban hoặc trong công ty

  1. Liên hệ

4.1.       Thêm mới liên hệ

Có hai cách thêm mới liên hệ

4.1.1     Thêm mới liên hệ từ màn hình Khách hàng

Vào khách hàng Search khách hàng cần thêm liên hệ


Trỏ chuột vào công ty search đúng, tìm tab Liên hệ, chọn Thêm mới-> Điền đầy đủ thông tin và lưu

Nhập thông tin và chọn lưu

4.1.2       Thêm mới khách hàng từ màn hình danh sách Liên Hệ

Vào Liên hệ/ Thêm mới

Nhập thông tin cần thiết và nhấn Lưu

 

4.2.        Xuất khẩu liên hệ

Xuất khẩu các liên hệ của từng khách hàng từ hệ thống ra file Exel

Liên hệ/ Xuất khẩu liên hệ

  1. Giao dịch

5.1.       Thêm mới giao dịch

Có hai cách thêm mới giao dịch

5.1.1.    Thêm mới giao dịch từ màn hình khách hàng

Vào Khách hàng, Search khách hàng cần thêm giao dịch

Trỏ chuột vào đúng vị trí của tên công ty, tìm tab Giao dịch/Thêm mới/Điền đầy đủ thông tin/Lưu

5.1.2.    Thêm mới giao dịch từ màn hình danh sách giao dịch

Giao dịch/ Thêm mới

Nhâp thông tin cần thiết và chọn Lưu để lưu lại giao dịch

5.2.       Xuất khẩu giao dịch

Giao dịch/Chọn danh sách giao dịch cần xuất khẩu/Xuất khẩu giao dịch    


6. Maketing

6.1.   Danh sách gửi Email

-  Màn hình hiển thị list danh sách email

  • Click vào button chi tiết của List “BNI” sẽ hiện ra như hình dưới

6.2.    Chiến dịch gửi Email

6.2.1    Màn hình hiển thị các chiến dịch gửi email (đã gửi).

6.2.2     Màn hình tạo mới chiến dịch gửi email

Cách tạo một chiến dịch như trên hình vẽ, khi tạo xong thì click nút gửi và chờ một khoảng thời gian sau thì vào màn hình chi tiết chiến dịch vừa gửi để kiểm tra và đánh giá chiến dịch. Lưu ý nếu email gửi với domain của công ty ví dụ : tungdd@crmviet.vn... Thì cần gửi mail này cho bên crmviet để verify trước (crmviet sẽ gửi một mã vào mail của bạn và bạn gửi lại mã đó cho crmviet để kích hoạt), còn nếu là gmail thì không cần verify.

6.2.3    Màn hình chi tiết của 1 chiến dịch gửi email

Qua số liệu như trên hình tham khảo thì ta có thể đánh giá chiến dịch gửi email này là tốt hoặc không tốt theo (tỉ lệ open, click/ số lượng email). Nếu nhiều mail bị trả lại (mail chết, mail bị đầy nên không nhận được….) nếu nhiều thì chứng tỏ thu thập dữ liệu có thể bị nhầm, sai. Số lượng hủy đăng ký (unsubscribed) là người nhận không muốn nhận thêm email nào từ danh sách đó nữa nếu số lượng nhiều chứng tỏ chiến dịch không tốt vì lý do là nội dung không thu hút, người nhận không quan tâm... Dựa theo các thông số trên ta có thể tự đánh giá từng chiến dịch gửi email của mình. Nếu chủ đề tốt thì nên phát huy các chiến dịch đó, còn chiến dịch kém thì nên xem lại nội dung mail, chủ đề có thu hút để khiến người nhận quan tâm hay không…

6.2.4.      Màn hình hiển thị danh sách email mở

Các màn hình số email nhận (Recipients), email clicked, email bị trả lại (Bounced), email hủy đăng ký (Unsubscribed) cũng hiển thị tương tự như trên.

6.2.5.     Màn hình hiển thị chi tiết hoạt động của 1 email gồm có các hoạt động: open, click…


Haravan - Công ty công nghệ cung cấp giải pháp kinh doanh thương mại điện tử, duy nhất tại Việt Nam được Google lựa chọn vào chương trình bệ phóng tiềm năng với hỗ trợ và đào tạo công nghệ để vươn ra thị trường quốc tế vững chắc.