Bạn cần tìm gì ?

  • Trang chủ
  • ->
  • Sử dụng hộp thư email doanh nghiệp trong Roundcube Webmail

Sử dụng hộp thư email doanh nghiệp trong Roundcube Webmail

Hộp thư email doanh nghiệp (Roundcube Webmail) chính là nơi Nhà bán hàng thao tác với các email được gửi đi hay nhận về với địa chỉ email doanh nghiệp.

Về mặt cơ cấu và chức năng, hộp thư email doanh nghiệp tương tự như hộp thư của Gmail.

Bài viết sẽ hướng dẫn Nhà bán hàng sử dụng các chức năng cơ bản và cần thiết khi sử dụng hộp thư.


Đăng nhập vào hộp thư Roundcube Webmail

Một khi có tài khoản email doanh nghiệp (quyền admin hoặc user) là Nhà bán hàng có thể đăng nhập vào hộp thư Roundcube Webmail https://mail02.haravan.vn/mail.

Tên đăng nhập chính là Mail Address (viết đầy đủ) và Mật khẩu chính là Password được tạo bởi tài khoản admin tạo tài khoản đó.

Nhấn Đăng nhập để vào hộp thư email doanh nghiệp.


Hộp thư đến và Hộp thư đi

Sau khi đăng nhập vào hộp thư Roundcube Webmail, Nhà bán hàng truy cập được hộp thư.

Tại đây, Nhà bán hàng xem được các email được nhận trong Inbox (Hộp thư đến) và xem lại các thư gửi đi trong Sent (Đã gửi)


Tạo chữ ký cho email doanh nghiệp

Chữ ký trong email giúp doanh nghiệp đánh dấu, tạo điểm nhấn cũng như xây dựng sự chuyên nghiệp cho các email gửi đi.

Trong Roundcube Webmail, Nhà bán hàng có thể tạo chữ ký cho email doanh nghiệp theo các bước sau:

  1. Trong Roundcube Webmail, vào Settings (Thiết lập cấu hình) > Identities (Các nhận diện).
  2. Chọn Identities (Các nhận diện) là địa chỉ email hiện tại.
  3. Trong Edit identity (Chỉnh sửa nhận diện), Nhà bán hàng thiết lập chữ ký vào phần Signature (Chữ ký).
  4. Nếu Nhà bán hàng muốn sử dụng các tùy chỉnh nâng cao cho chữ ký (chèn hình, chèn liên kết, sử dụng Source code,...) thì nhấn chọn vào checkbox "HTML signature" (Chữ ký HTML).
  5. Nhấn Save (Lưu). Khi hệ thống thông báo "Successfully saved" thay đổi đã được cập nhật.


Thư trả lời tự động

Chức năng trả lời thư tự động giúp gia tăng tính chuyên nghiệp và sự tin cậy cho doanh nghiệp.

Roundcube Webmail hỗ trợ Nhà bán hàng thực hiện thiết lập này, thông qua các bước sau:

  1. Trong Roundcube Webmail, vào Settings (Thiết lập cấu hình) > Vacation  (Thiết lập tự động trả lời trong kỳ nghỉ).
  2. Tại đây, Nhà bán hàng có thể thực hiện được nội dung thư trả lời tự động và các thiết lập liên quan. 
  3. Nhà bán hàng chọn thẻ Reply Message (Trả lời thư) để thiết lập nội dung trả lời tự động, bao gồm:


    • Subject (Tiêu đề)
    • Body (Nội dung thư)
    • Vacation start: Thời gian bắt đầu thực hiện phiên trả lời tự động.
    • Vacation end: Thời gian kết thúc thực hiện phiên trả lời tự động.
    • Status (Trạng thái).
      • Bao gồm hai trạng thái: (Off) Tắt(On) Mở.
      • Nhà bán hàng phải chọn trạng thái (On) Mở thì chức năng trả lời tự động mới được kích hoạt.
  4. Nhà bán hàng vào thẻ Advanced Settings (Tùy chọn tính năng cao hơn) để cấu hình các thiết lập sau:


    • Reply sender address: Địa chỉ email thực hiện trả lời tự động.
    • My e-mail addresses: Địa chỉ email hiển thị khi trả lời tự động.
      • Nhà bán hàng có thể bỏ trống trường thông tin này.
      • Nếu Nhà bán hàng chọn "Fill it all my address" thì việc trả lời tự động sẽ áp dụng cho địa chỉ email người gửi thuộc danh bạ của Nhà bán hàng.
    • Reply interval (Khoảng thời gian trả lời): Thời gian thực hiện trả lời tự động khi nhận được một email mới. Đơn vị thời gian được tính theo ngày.
    • Incoming message action: thiết lập hành động khi Nhà bán hàng nhận được một email mới.
      Bao gồm:
      • Keep: giữ lại.
      • Discard: loại bỏ. 
      • Redirect to: điều hướng đến một địa chỉ khác.
      • Send copy to: gửi bản sao chép đến một địa chỉ khác.
  5. Nhấn Save (Lưu). Khi hệ thống thông báo "Successfully saved" thay đổi đã được cập nhật.

Ghi chú:

  • Nếu Nhà bán hàng không thiết lập Vacation start (thời gian bắt đầu) thì việc trả lời tự động sẽ được thực hiện sau khi thực hiện thiết lập, với điều kiện cần thiết là là Status (Trạng thái)"On" ("Mở") và Nhà bán hàng đã Save (Lưu) thiết lập.
  • Nếu Nhà bán hàng không thiết lập Vacation end (thời gian kết thúc) thì phiên trả lời tự động là không có thời hạn kết thúc.

Thiết lập ngôn ngữ và thời gian 

Hộp thư Roundcube Webmail ban đầu ngôn ngữ Tiếng anh (US) và các thiết lập thời gian mặc định.

Nhà bán hàng có thể giữ nguyên cấu hình này hoặc thiết lập lại ngôn ngữ và thời gian theo hướng dẫn sau:

  1. Trong Roundcube Webmail, vào Settings (Thiết lập cấu hình) > Preferences (Sở thích) > User Interface (Giao diện người dùng).
  2. Trong User Interface (Giao diện người dùng), Nhà bán hàng thực hiện các thiết lập tại phần Main Options (Tùy chọn chính).
  3. Về ngôn ngữ, Nhà bán hàng chọn ngôn ngữ cho hộp mail trong danh sách sổ xuống của mục Language (Ngôn ngữ). Hiện có hơn 80 ngôn ngữ cho Nhà bán hàng lựa chọn, trong đó có Tiếng Việt.

  4. Về thời gian, Nhà bán hàng có thể thực hiện được các thiết lập sau:
    • Time zone (Múi giờ): múi giờ của hộp thư.
    • Time format (Định dạng thời gian): định dạng cho thời gian giờ và phút.
    • Date format (Định dạng ngày tháng): định dạng cho thời gian ngày tháng năm.
    • Pretty dates (Ngày tháng đầy đủ): check chọn nếu muốn hiển thị đầy đủ Ngày - Tháng - Năm.
    • Refresh (Tải dữ liệu mới): Thời gian để hộp thư tải dữ liệu mới.
      Nhà bán hàng có thể chọn 1 phút một lần đến 60 phút một lần hoặc Không bao giờ.
  5. Nhấn Save (Lưu). Khi hệ thống thông báo "Successfully saved" thay đổi đã được cập nhật.


Đổi mật khẩu

Để đổi mật khẩu cho Roundcube Webmail, Nhà bán hàng thực hiện như sau:

  1. Trong Roundcube Webmail, vào Settings (Thiết lập cấu hình) > Password (Mật khẩu).
  2. Trong Change password, Nhà bán hàng nhập các thông tin sau:
    1. Current Password (Mật khẩu hiện tại)
    2. New Password (Mật khẩu mới)
    3. Confirm New Password (Xác nhận mật khẩu mới)
  3. Nhấn Save (Lưu). Khi hệ thống thông báo "Successfully saved" thay đổi đã được cập nhật.

Ghi chú:

  • Mật khẩu phải dài ít nhất $ ký tự.
  • Mật khẩu phải bao gồm ít nhất 1 con số và 1 ký tự dấu câu.